Depuis quelques années, l’intelligence artificielle prend une place croissante dans nos milieux professionnels. Elle permet d’accomplir certaines tâches presque instantanément. Pourtant, avant d’apprendre à utiliser ces outils, une question mérite notre attention : que cherchons-nous à améliorer?
Faire davantage de tâches ou travailler plus vite ne suffit pas. Pour mieux comprendre la productivité, distinguons trois notions :
- Être occupé, c’est faire beaucoup de choses.
- Être efficace, c’est faire la tâche correctement.
- Être productif, c’est se concentrer aux bonnes tâches en utilisant judicieusement son temps et ses ressources.
Cette distinction nous invite à regarder au-delà du nombre de tâches terminées. Une journée remplie peut donner le sentiment d’avoir beaucoup travaillé, sans avoir fait avancer les dossiers essentiels.
Les courriels : gagner du temps et choisir ses priorités
On utilise souvent l’IA pour rédiger rapidement des courriels. Avec des indications claires et précises, elle prépare une réponse instantanément. Ce gain de temps peut alors nous permettre de nous consacrer à d’autres activités.
Cependant, si on répond immédiatement à toutes les demandes, même lorsqu’elles peuvent attendre, être déléguées ou regroupées, nous consacrons peut-être notre meilleur temps à une activité non prioritaire et de moindre importance. La rapidité de rédaction ne règle donc pas la question des priorités.
Une utilisation plus productive consiste à s’appuyer sur l’IA pour organiser les demandes selon leur urgence, leur importance, la personne responsable et les décisions nécessaires. Nous pouvons ensuite valider ce classement, répondre aux messages prioritaires et préparer des réponses types aux demandes récurrentes.
Je traite peut-être moins de courriels immédiatement, mais je préserve du temps pour un dossier stratégique ou le soutien de mon équipe.
L’importance doit guider nos priorités
La célèbre matrice d’Eisenhower constitue par exemple un outil simple pour réfléchir à la répartition de son temps. Elle distingue quatre catégories :
- Urgent et important : faire.
- Important, mais non urgent : planifier.
- Urgent, mais peu important : déléguer ou simplifier.
- Ni urgent ni important : reporter ou éliminer.
L’IA peut soutenir cette réflexion en analysant une liste de tâches, en la comparant aux objectifs et en proposant des activités à simplifier, à regrouper ou à déléguer. Elle peut aussi faire ressortir celles qui semblent avoir le plus d’impact.
Toutefois, elle a besoin de contexte. Sans connaître nos objectifs, nos responsabilités et nos contraintes, elle ne peut pas évaluer correctement l’importance d’une tâche. Ses propositions doivent donc être examinées et ajustées.
Voici un exemple de prompt :
Voici mes objectifs et ma liste de tâches. Identifie celles qui contribuent le plus directement à mes résultats. Explique pourquoi et signale les informations qui te manquent.
Deux questions avant d’utiliser l’IA
Cette tâche mérite-t-elle réellement mon temps?
Examinons son importance, son urgence et sa contribution aux résultats recherchés. Peut-elle attendre, être confiée à quelqu’un d’autre ou être supprimée?
Où l’IA peut-elle apporter un gain utile?
Recherchons un bénéfice concret : temps économisé, meilleure qualité, clarté ou réduction des erreurs. Le gain doit servir le travail à accomplir.
La productivité commence par le choix de nos priorités. Le bon usage de l’IA est celui qui améliore le travail, tout en nous permettant de garder la maîtrise des décisions. Avant de chercher à automatiser davantage, prenons le temps de définir ce qui compte.
Développez les compétences de vos équipes et favorisez leur bien-être
L’amélioration de la productivité passe autant par le développement des compétences que par un environnement de travail sain.
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